Management-5

Struktur dan design diperlukan dalam organisasi karena  tanpa struktur dan design pada suatu organisasi akan menyebabkan organisasi tersebut tidak terarah dan berantakan. Karena tidak ada pengatur, pengawas, pelaksana dan lain-lain yang menjalankan organisasi tersebut.


Menurut sy, dasar pertimbangan memilih bentuk atau style design struktur organisasi tersebut sbg berikut : 
1. Kejelasan amanat (clarity of mandate) merupakan elemen penting struktur organisasi. Segala bentuk sasaran, aktifitas, maupun output yang diharapkan dari komponen organisasi harus terdefinisikan dengan jelas, dan juga mesti memiliki pembedaan (differensiasi) dengan yang lain baik itu di dalam suatu divisi, cabang maupun departemen. Aktifitas dan output dari komponen organisasi harus dengan mudah dapat dikaitkan dengan sasaran organisasi. Bila belum ada definisi dan pembedaan jelas dari komponen organisasi, dapat dikatakan bahwa elemen struktur belum memenuhi kejelasan amanat (clarity of mandate).
2. Kesatuan tujuan (unity of purpose), adanya kesatuan menjamin bahwa semua komponen organisasi mulai dari unit terkecil sampai unit yang lebih besar (dapat dilihat dari besarnya populasi posisi, anggaran dll) telah bekerja untuk mencapai sasaran bersama, dan semua komponen bekerja untuk mencapai kinerja yang terkait dengan sasaran unit yang lebih besar. Artinya, relasi dan hubungan kinerja antar komponen sudah terjalin dengan harmonis, dan bentuk dukungan muncul dari unit terkecil sampai unit terbesar.
3. Kejelasan hubungan (clarity of relationship) memberikan jaminan bahwa setiap hubungan yang terjadi (koordinasi, informasi, instruksi, konsultasi) antara unit organisasi yang besar dengan unit organisasi yang lebih kecil memiliki kejelasan, baik bersifat horizontal maupun vertikal. Selain itu, juga memberikan relasi hubungan bagaimana unit organisasi menjalin internal stakeholder (departemen yang lain, cabang yang lain) dan external stakeholder (pelanggan, vendor, supplier, masyarakat).


Organisasi Virtual adalah sebuah organisasi yang menggunakan sarana elektronik untuk melakukan kegiatan organisasi yang sudah bertentangan dengan gaya tradisional yang harus bertatap muka dan fisik. Dengan cara virtual, setiap anggota dapat berhubungan dengan anggota lain dengan mudah dan cepat.

Front and Back End Information System

Front End Information System : berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi kepada pelanggan yang sifatnya sepihak Cth: website Astra Honda Motor yang memberikan informasi kepada pelanggan atau masyarakat seperti Harga motor, profil perusahaan, visi & misi, Info penjualan.

Back End Information System : memproses pengaturan / pemeliharaan data yang sifatnya untuk kebutuhan internal perusahaan. Beberapa data yang perlu disampaikan ke pelanggan di publish melalui Website(Front End Information System) Contoh: Accounting Information System, Sistem Informasi Hasil Produksi, Sistem informasi sumber daya manusia, Sistem informasi gaji)

System Life Cycle (SLC) dan System Development Life Cycle (SDLC)

SLC (System Life Cycle)

System Life Cycle (SLC) adalah proses evolusi yang diikuti oleh pelaksanaan sistem informasi dasar-dasar atau subsistem. Telah ada pendekatan implementasi tradisional sepanjang era komputer, dan ada perjanjian umum antara ahli-ahli komputer sehubungan dengan tugas-tugas yang dilaksanakan.

Beberapa SLC terdapat dalam perusahaan yang menggunakan komputer, mungkin ada seratus atau lebih. Pada kenyataannya SLC adalah sarana yang digunakan oleh manajemen untuk melaksanakan rencana strategis. Konsep life cycle menjadikan segala sesuatu yang tumbuh, menjadi dewasa setiap waktu dan akhirnya mati. Pola ini digunakan untuk sistem dasar komputer seperti subsistem pemrosesan data atau SSD.
System Life Cycle terdiri dari lima fase yaitu :

1. Fase Perencanaan
   Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.
2. Fase Analisis
   Fase ini mempunyai tugas penting yaitu menunjukkan kebutuhan pemakai informasi dan menentukan tingkat penampilan sistem yang diperlukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Fase ini meliputi penetapan jangkauan proyek, mengenal resiko, mengatur rangkaian tugas, dan menyediakan dasar untuk kontrol.
3. Fase Desain
   Fase Desain ini meliputi penentuan pemrosesan dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru, dan pemilihan konfigurasi terbaik dari hardware yang menyediakan desain. Desain system adalah ketentuan mengenal proses dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru.
4. Fase Pelaksanaan / Implementasi
   Fase ini melibatkan beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem.
5. Fase Pemakaian / Penggunaan
   Selama fase penggunaan, audit memimpin pelaksanaannya untuk menjamin bahwa sistem benar-benar dikerjakan, dan pemeliharaannya pun dilakukan sehingga sistem dapat menyediakan kebutuhan yang diinginkan.

Dari kelima fase di atas, empat fase di awal disediakan untuk dikembangkan, jadi metode yang ada didalamnya dapat berkembang sesuai zaman. Sedangkan fase yang terkahir tidak untuk dikembangan, hanya sebagai pelaksanaannya saja.

SLDC (System Development Life Cycle)

SDLC Atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem dalam System & Software Enginering adalah proses menciptakan atau mengubah sistem, dan model-model juga metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem ini. Konsep umumnya mengacu pada Sistem Informasi.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) merupakan proses logis yang digunakan oleh analis sistem untuk mengembangkan sistem informasi, termasuk persyaratan, validasi, pelatihan, dan pengguna (stakeholder) kepemilikan. Setiap SDLC harus menghasilkan sistem berkualitas tinggi yang memenuhi atau melampaui harapan pelanggan, mencapai penyelesaian dalam perkiraan waktu dan biaya, bekerja secara efektif dan efisien dalam arus dan infrastruktur Teknologi Informasi yang direncanakan, dan mudah dan murah untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas.

Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data (data gathering)
   Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru.Interview dan questionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.
2. Analisa Sistem
   Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.
3. Perancangan Sistem (design)
   Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram(DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).
4. Penulisan kode program (Coding)
   Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.
5. Testing
   Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).
6. Instalasi
   Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing dan production. Server developmentberada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat server production yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bugpada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.
7. Pelatihan
   Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.
8. Pemeliharaan
   Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Information System vs Information Technology

Menurut Ir. M.Dachyar M.Sc, perbedaan IS dan dan IT adalah oran IS membuat suatu rancangan sistem informasi berdasarkan dan orang IT yang membuat program softwarenya. Untuk mengkaji lebih dalam, maka dilakukannyalah googling, berikut ini adalah hasil yang didapat.

Definisi dari IT dan IS berdasarkan Computing Curricula 2005 :
- Information Systems (IS) mempelajari antara lain tentang bagaimana membangun dan mengintegrasikan solusi teknologi informasi dengan proses bisnis yang ada, sehingga suatu institusi bisnis akan dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien
- Information Technology (IT) mempelajari antara lain tentang bagaimana sebuah sistem informasi di sebuah institusi sudah tepat keberadaannya, berfungsi sesuai harapan, mudah dalam pengaturan operasional, serta aman. Selain itu aspek non-teknis semisal memahami kebutuhan dari pengguna akhir, menterjemahkan kebutuhan manajemen, dan hal-hal praktis lainnya juga dipelajari.

sumber : http://satriahj.blogspot.com/2008/09/information-technology-vs-information.html

Management-4

Dalam perencanaan strategis semua orang dalam organisasi tersebut terlibat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka waktu yang panjang, sedangkan perencanaan operasional hanya melibatkan beberapa orang khusus didalam perusahaan tersebut dan dalam jangka waktu yang pendek.

Rencana harus tertulis dan didokumentasikan agar strategi yang telah disusun tidak dapat hilang dan ketika ada masalah terjadi masih bias mereview dari rencana yang telah disusun, jika tidak maka akan sulit untuk memperbaiki suatu rencan bahkan bias mengulang dari awal lagi. Selain itu, rencana yang sudah didokumentasikan dapat diberikan kepada pejabat di perusahaan tersebut sebagai laporan perkembangan.

Hasil dari suatu perencanaan tentunya akan baik bagi perusahaan atau organisasi, jika tidak maka perencanaan tersebut masih belum menghasilkan sesuatu yang dapat membantu perkembangan dan pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Management-3

Kondisi yang dihadapi manajer dalam mengambil keputusan :
a. Kepastian adalah situasi di mana manajer dapat membuat keputusan yang akurat karena semua hasil sudah diketahui. 
b. Resiko adalah situasi di mana manajer dapat mengestimasi kemungkinan hasil tertentu.
c. Ketidakpastian adalah situasi di mana manajer tidak pasti mengenai hasilnya dan bahkan tidak dapat membuat estimasi probabilitas yang masuk akal. Ketika pembuat keputusan menemui ketidakpastian, orientasi psikologinya akan menentukan apakah mereka mengikuti pilihan maximax (memaksimalkan payoff maksimum yang mungkin), pilihan maximin (memaksimalkan payoff yang minimum yang mungkin) atau pilihan minimax (meminimalkan penyesalan atau regret maksimum)


Sikap manajer ketika keputusan yang diambil ternyata salah adalah bertanggung jawab dan tidak memaksakan keputusan sebelumnya atau tidak merasa bersalah. Sebagai seorang manajer harus bijaksana dan pandai dalam menghadapi segala situasi. Manajer harus bertanggung jawab atas keputusan yang diambil, mendengar pendapat rekan kerjanya dan mencari solusinya secara bersama-sama juga.


Kalau informasi yang diterima tidak lengkap atas suatu masalah yang dihadapi, sedangkan harus diputuskan sesegera mungkin, maka keputusan yang diambil manajer berdasarkan Keputusan tidak terprogram, yang membutuhkan solusi umum dan digunakan untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur serta ketika informasi tidak lengkap. Kerangka waktu solusi relatif panjang dan solusi bergantung pada pertimbangan dan kreativitas.

Management-2

Proses atau tahapan suatu bisnis memasuki pasar global:
Tahap I: Tanggapan pasif dengan mengekspor ke luar negeri atau mengimpor dari luar negeri untuk dijual di pasar sendiri atau lokal (melibatkan investasi minimal dan resiko minimal)
Tahap II : Metode awal untuk masuk ke luar negeri secara terang-terangan dengan memperkerjakan perwakilan asing atau melakukan perjanjian bidang pabrikan di luar negeri
Tahap III : Operasi Internasional yang mapan dengan:

• Pemberian Lisensi : pendekatan untuk menjadi global oleh organisasi pabrikan yang meliputi memberikan kepada organisasi lain hak untuk menggunakan merek, teknologi, atau spesifikasi produk anda
• Pewaralabaan :  pendekatan untuk menjadi global oleh organisasi jasa yang meliputi memberikan kepada organisasi lain hak untuk menggunakan merek, teknologi, atau spesifikasi produk anda
• Aliansi Strategis : pendekatan untuk menjadi global dengan melibatkan kemitraan antara organisasi tertentu dengan perusahaan asing dimana keduanya berbagi sumber daya dan pengetahuan guna mengembangkan produk baru atau membangun fasilitas produksi
• Usaha patungan : pendekatan untuk menjadi global yang merupakan aliansi strategis tertentu di mana rekannya setuju untuk membentuk organisasi yang terpisah dan independent untuk mencapai tujuan bisnis tertentu
• Anak perusahaan luar negri :  pendekatan untuk menjadi global yang mencakup investasi langsung di negara asing dengan mendirikan fasilitas produksi atau kantor yang terpisah atau independent

Beberapa perusahaan yang sudah kategori Multinational Corporation (MNC) :

- IBM

- Coca-cola company

- Intel Corporation

- ORACLE

- Sun Microsystem Inc.

- Ford Motor Corporation

Manajer harus memahami budaya yang berbeda dan budaya pada negara dimana dia ditugaskan karena menurut saya, manajer memegang peran penting dalam suatu organisasi, seorang manajer harus dapat memahami dengan betul lingkungan sekitarnya agar dapat mengambil keputusan dengan tepat. Jika tidak maka organisasi tersebut akan kacau balau, tidak terarah dan lama-lama pasti akan hancur. Jadi manajer harus mempelajari dan memahami budaya sekitarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik.